Evento requer planejamento

A promoção de eventos tem sido uma prática em diferentes empresas. Eventos de confraternização; eventos para a integração de novos membros; eventos esportivos; eventos para captação de recursos, para a promoção de vendas, para lançamento de produtos e outros... Com os mais diversos formatos, objetivos e nível de complexidade, eles são realizados e revelam muito da visão, da cultura e da capacidade de planejamento e organização de seus realizadores.

Os profissionais de Relações Públicas trabalham o evento como uma estratégia de comunicação dirigida aproximativa, isto é, capaz de proporcionar um contato direto dos públicos com a organização. Por meio de um evento, uma organização faz com que seus interesses e sua “marca” sejam conhecidas por seus públicos, imprimindo conceitos e fortalecendo a sua imagem.

Dentro desta perspectiva, os eventos se mostram uma alternativa nas ações da empresa em prol do relacionamento e de sua aproximação com seus diferentes públicos: funcionários, clientes, fornecedores, acionistas, vizinhança, comunidade em geral, governantes e autoridades locais, imprensa. Por meio de um evento, a empresa pode disseminar seus princípios, celebrar datas comemorativas, fortalecer sua imagem perante os governantes da cidade, potencializar a captação de recursos para um novo empreendimento ou projeto social. Da mesma forma, por meio de um evento mal planejado e mal executado, a empresa, ou qualquer outra organização, pode prejudicar sua imagem, desperdiçar recursos, manchar sua credibilidade.

Muitos pensam que produzir um evento é algo bastante simples, pois basta ter uma idéia, escolher e decorar o local, contratar um Buffet, produzir um convite e divulgar. Na verdade, o evento pode ser mais que um fim em si mesmo e se tornar estratégico no contexto da empresa para atingir objetivos específicos. Ser estratégico é ter uma finalidade clara que esteja de acordo com o contexto e o momento que a empresa está vivendo, com sua visão e suas metas. Um evento não deve ser algo isolado, tornando-se um acontecimento sem propósito que gera desperdício de tempo, esforços e dinheiro. Portanto, é preciso verificar se no momento, e para o fim que se pretende alcançar, o evento é o melhor e mais eficaz meio. Há verba e tempo suficientes para que ele tenha o nível de qualidade necessário? Fazer um evento sem objetivos claros, ou em uma época inadequada, com prazo muito curto ou recursos ineficientes, é dor de cabeça e frustração na certa.

Passos para o planejamento

Certamente, a complexidade do planejamento está ligada à complexidade do evento. Sediar uma conferência nacional, não é o mesmo que promover um café da manhã com os funcionários nem um churrasco de confraternização da equipe. Contudo, independente do caso, o princípio do planejar não pode ser negociado. Além de favorecer os resultados desejados, o planejamento gera segurança e tranqüilidade aos envolvidos.

Há alguns passos essenciais a um planejamento básico que podem ser divididos em quatro grupos: planejamento, organização, execução e avaliação.

Planejamento – Antes de tudo, esta é a fase do “pensar”, quando é preciso conceber o evento, definindo claramente os objetivos e alinhando as estratégias aos interesses e diretrizes da empresa. Perguntas como: “o que?”, “para quais e para quantas pessoas”? “quando?”, “onde?” e “quanto pode e vai custar?” devem ser respondidas. É aqui que se define o tipo de evento. Assim, esta é a fase do brainstorming e da aprovação de idéias.

Organização – Esta é a fase em que se preparam todas as atividades que serão desenvolvidas. Demanda muita atenção e disposição. Cada evento é particular e exigirá atividades específicas. Aqui é importante traçar e detalhar as atividades dividindo-as em sub-etapas: pré-evento, durante evento e pós-evento. Trabalha-se com checklist, onde todas as providências necessárias são listadas e operacionalizadas.

Execução – Nesta fase, as ações definidas na fase do planejamento e organização são monitoradas. A comissão organizadora deve controlar e acompanhar de perto cada passo, autorizando o início e gerenciando o desenvolvimento até o encerramento, visando ao alcance dos objetivos definidos na fase do planejamento. É a fase das “mãos à obra”.

Avaliação – Aqui os objetivos, a reação dos públicos, os resultados são avaliados no intuito de se identificar os pontos positivos e as falhas cometidas. A avaliação é tanto quantitativa (desde a avaliação do número de inscritos presentes, até o consumo de bebidas e comida, por exemplo), quanto qualitativa (comentários dos inscritos, avaliação e percepção da própria equipe organizadora e dos voluntários). A avaliação deve ser contida em um relatório ou algum documento que registre as considerações, as informações levantadas, as atividades desenvolvidas desde o planejamento, etc., afim de que sirva como base para eventos posteriores.
Importante é saber que quando um evento acaba, na verdade, ele não acaba... A experiência, as impressões, a opinião das pessoas, os resultados sempre vão trazer algo para a organização, enfim, para o grupo envolvido. Isso, de uma forma ou de outra, refletirá em ações futuras e na forma como a organização vê aquele público e aquele público vê a organização.

Portanto, é importante planejar e visualizar cada evento como uma estratégia oportuna para alavancar uma missão, um objetivo maior. Se sua empresa não tem “especialistas” em eventos, busque os “estrategistas”, aqueles com visão empreendedora, que enxergam as oportunidades e as potencializam.

Se você fizer tudo certinho tudo sairá como o planejado certo?
Errado. A única certeza que temos é que algo sairá fora do planejado, por isso fique atento para ser ágil quando uma correção for necessária.

Boa semana e bons eventos.